Bien que ce ne soit pas courant, les élèves peuvent avoir dans certains cas à transmettre des documents légalisés à l’université, à l’entité gouvernementale ou à toute autre organisation de leur choix.
Les informations contenues dans ce document présentent :
- ce qu’est la légalisation ;
- les documents nécessitant d’être légalisés ;
- les pays exigeant la légalisation ;
- les exigences en matière de légalisation propres à l’Italie et à l’Inde ;
- la procédure à suivre pour déposer une demande de légalisation ;
- une foire aux questions sur la légalisation.
Les coordonnateurs et coordonnatrices de programme ainsi que les conseillères et conseillers d’orientation universitaire et professionnelle ayant accès à Mon IB trouveront également des informations détaillées sur les procédures de légalisation dans les procédures d’évaluation pour le Programme du diplôme ou le Programme à orientation professionnelle (POP) sur le Centre de ressources pédagogiques.
À propos de la légalisation
La légalisation, que l’on appelle également homologation, consiste à authentifier ou à certifier un document légal pour qu’une institution le reconnaisse. La plupart du temps, la légalisation des certificats de l’IB n’est pas nécessaire. Elle peut toutefois être exigée dans certaines circonstances, par exemple pour s’inscrire dans une université ou pour satisfaire à une obligation légale imposée à l’établissement. Dans certains pays, le diplôme officiel du Baccalauréat International (IB) ne sera pas valide tant qu’il n’aura pas été légalisé en Suisse (où la fondation de l’IB est enregistrée) par l’ambassade ou le consulat pertinent.
La légalisation atteste que :
- le document a été délivré par une autorité officielle ;
- la signature, le cachet et/ou le tampon qui figurent sur le document sont authentiques ;
- le format du document est adéquat.
Documents nécessitant d’être légalisés
Lorsque des documents doivent être légalisés, il s’agit la plupart du temps des certificats qui présentent les résultats du Programme du diplôme ou du POP, avec le détail des matières et des notes finales obtenues. L’entité qui exige la légalisation doit vous préciser les documents concernés. Nous vous proposons cependant ci-dessous une liste des documents susceptibles de nécessiter une légalisation.
À l’issue du Programme du diplôme ou du Programme à orientation professionnelle (POP), les élèves peuvent se retrouver dans les trois cas de figure détaillés ci-dessous.
L’élève qui satisfait aux exigences du Programme du diplôme reçoit deux documents : le diplôme du Baccalauréat International (diplôme de l’IB) et le certificat présentant les résultats du Programme du diplôme.
- Le diplôme de l’IB (ou le diplôme bilingue du Programme du diplôme) est délivré aux élèves qui remplissent l’ensemble des exigences du Programme du diplôme.
- Le certificat présentant les résultats du Programme du diplôme détaille tous les cours suivis et les notes obtenues, ainsi que la note globale obtenue au Programme du diplôme.
L’élève qui a choisi de suivre plusieurs cours du Programme du diplôme ou qui ne satisfait pas aux exigences d’obtention du diplôme reçoit le document présentant les résultats de cours du Programme du diplôme.
- Les résultats de cours du Programme du diplôme contiennent le détail des notes obtenues dans les différents cours, mais n’indiquent pas de note globale pour le Programme du diplôme.
L’élève qui satisfait aux exigences du POP reçoit deux documents : le certificat du Programme à orientation professionnelle (POP) et le document présentant les résultats de cours du Programme à orientation professionnelle.
- Le certificat du Programme à orientation professionnelle (ou le certificat bilingue du POP) est délivré aux élèves qui remplissent l’ensemble des exigences du POP.
- Le document présentant les résultats de cours du POP indique les résultats obtenus dans chaque matière et si l’élève a achevé ou non les composantes du tronc commun.
Pays exigeant généralement la légalisation
Il incombe aux élèves de vérifier si le pays qui les intéresse a des exigences en matière de légalisation, et la nature exacte de ces exigences le cas échéant (par exemple, la légalisation n’est-elle obligatoire que pour le certificat présentant les résultats ou l’est-elle à la fois pour le certificat de résultats et le diplôme de l’IB ?).
C’est habituellement le pays où se trouve l’université, et non le lieu de résidence ou la nationalité de l’élève titulaire du diplôme, qui détermine le besoin de légaliser un document ou non. Les établissements scolaires doivent aider les élèves à obtenir des renseignements sur les exigences de l’institut ou de l’organisme de leur choix préalablement au dépôt sur IBIS des demandes de légalisation.
Vous trouverez ci-dessous la liste des pays pour lesquels la légalisation est souvent nécessaire. Des informations plus détaillées sont également disponibles sur le Centre de ressources pédagogiques, dans la section C8.5 des Procédures d’évaluation du Programme du diplôme et dans la base de données des déclarations de reconnaissance.
| Arabie saoudite |
Brésil |
Bulgarie |
Chypre |
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Égypte |
Émirats arabes unis |
Géorgie |
Grèce |
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Israël |
Italie |
Mexique | |
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Portugal |
République tchèque | Roumanie |
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Russie |
Taïwan |
Ukraine |
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Légalisation dans des pays spécifiques
Besoins en matière de légalisation pour l’Italie
Certaines universités italiennes exigent que des documents soient légalisés. En outre, il arrive parfois qu’elles exigent une déclaration de valeur. Veuillez vous renseigner sur les exigences de l’université avant d’effectuer une demande de légalisation.
Les exigences des universités peuvent varier selon que l’élève provient ou non d’une école du monde de l’IB figurant sur la liste des établissements scolaires reconnus du ministère italien de l’Éducation. Cette dernière est disponible sur le site Web du ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche (« Allegati », puis sélectionnez « Allegato 2 »). Les élèves des établissements scolaires figurant sur cette liste n’ont généralement pas besoin de fournir une déclaration de valeur. Veuillez toutefois noter que la liste du ministère n’est ni exhaustive ni toujours à jour.
Lorsqu’un coordonnateur ou une coordonnatrice de programme d’un établissement scolaire ne figurant pas sur la liste des établissements reconnus par le ministère effectue une demande de légalisation pour l’Italie, l’IB lui envoie un courriel. L’IB demandera confirmation qu’une déclaration de valeur est nécessaire, détaillera la procédure de légalisation pour l’Italie et indiquera les documents à transmettre à l’IB pour obtenir une déclaration de valeur.
- Copie légalisée du document présentant les résultats de l’IB (au besoin, après la publication des résultats)
- Copie de la pièce d’identité avec photo de l’élève
- Preuve d’inscription (ou de préinscription) délivrée par l’université ou autodéclaration d’inscription pour les élèves de nationalité italienne
- Preuve que l’université exige une déclaration de valeur
L’IB peut également aider les élèves qui ont besoin d’une déclaration de valeur à des fins professionnelles ou d’emploi. Il s’agit d’un service payant ; veuillez envoyer un courriel à l’adresse [email protected] pour en savoir plus.
Pour les élèves de l’IB à qui le diplôme de l’IB n’est pas délivré, mais qui ont besoin d’une légalisation pour l’Italie : le document présentant leurs résultats de cours du Programme du diplôme pourra être légalisé, mais le consulat italien ne délivrera pas de déclaration de valeur.
Les exigences pour l’Italie sont également disponibles dans la base de données des déclarations de reconnaissance.
Déclaration de comparabilité
Certaines universités peuvent demander une déclaration de comparabilité émise par le CIMEA. Veuillez contacter directement le CIMEA pour obtenir davantage d’informations et effectuer une demande.
Besoins en matière de légalisation pour l’Inde
Une attestation de validation d’études est généralement requise par les universités en Inde. Il s’agit d’un document sans valeur juridique qui indique que l’élève a passé les examens de l’IB pour une session en particulier et que l’IB n’a pas d’objection à ce que l’élève intègre un établissement d’enseignement supérieur en Inde ou se présente à un examen devant quelque jury que ce soit.
Avant que les résultats des examens des élèves ne soient publiés, les coordonnateurs et coordonnatrices doivent effectuer une demande de relevé de notes sur IBIS. Le système générera alors automatiquement une demande d’attestation de validation d’études. Les coordonnateurs et coordonnatrices peuvent ensuite se connecter à IBIS pour télécharger les attestations de validation d’études.
Après la publication des résultats d’examen, les élèves doivent effectuer leurs demandes de relevés de notes et/ou d’attestations de validation d’études en remplissant le formulaire de demande de communication des résultats de l’IB (rrs.ibo.org). Des frais s’appliquent pour toute demande faite par l’intermédiaire de la page Web rrs.ibo.org.
Pour plus d’informations, veuillez consulter notre foire aux questions sur l’IB en Inde (en anglais), ainsi que notre guide sur la reconnaissance de l’IB en Inde (en anglais). Vous pouvez également vous rendre dans la base de données des déclarations de reconnaissance.
Procédure pour déposer une demande de légalisation
Avant d’effectuer une demande, veuillez vérifier que l’université, l’entité gouvernementale ou toute organisation que l’élève souhaite intégrer exige la légalisation.
La demande pour ce service doit être effectuée par les coordonnateurs et coordonnatrices de programme avant la publication des résultats. Veuillez envoyer un courriel à l’adresse [email protected] pour obtenir des conseils supplémentaires.
Élèves de l’IB suivant actuellement leur scolarité
Les coordonnateurs et coordonnatrices de programme doivent envoyer à l’IB les demandes effectuées au nom de chaque élève par l’intermédiaire d’IBIS. Nous vous remercions de déposer les demandes de légalisation avant le 15 juin pour les sessions d’examens du mois de mai et avant le 15 décembre pour les sessions d’examens du mois de novembre.
L’IB acceptera exclusivement les demandes émanant des établissements scolaires. Si des élèves ont besoin de faire légaliser leur certificat de l’IB pour entrer à l’université, il leur faut contacter leur coordonnateur ou coordonnatrice de programme.
Si l’élève repasse un examen, une nouvelle demande doit être déposée.
Élèves ayant déjà obtenu leur diplôme de l’IB
Si les résultats ont été publiés il y a plus de six mois, les élèves ayant obtenu leur diplôme peuvent effectuer une demande de légalisation directement à l’aide du formulaire de demande de communication des résultats de l’IB (rrs.ibo.org).
Il leur faut alors indiquer leur nom complet, leur date de naissance, le nom de leur école du monde de l’IB, ainsi que le pays où se trouve l’université visée.
Les demandes de légalisation font l’objet de frais (appliqués par document à légaliser), dont le montant est identique, quel que soit le type de document.
Foire aux questions (FAQ)
Que se passe-t-il si ma note finale change à cause d’une réclamation concernant les résultats et qu’il me faut faire légaliser mes documents de l’IB ?
Durant la période des réclamations concernant les résultats (du 5 juillet au 15 septembre), l’IB imprime toutes les semaines les certificats présentant les résultats du Programme du diplôme incluant des notes finales modifiées. Les documents devant être légalisés sont envoyés en Suisse, puis à l’établissement scolaire.
Que faire si le pays pour lequel j’ai besoin d’envoyer une demande de légalisation ne figure pas dans IBIS ?
Veuillez envoyer un courriel à l’adresse [email protected] avec votre demande, en indiquant les coordonnées de l’élève, le pays de légalisation et les documents présentant les résultats à légaliser.
Que faire si mes élèves demandent une légalisation pour plusieurs pays ?
Les frais de légalisation s’entendent au document, quels que soient son type et le pays pour lequel la légalisation est demandée. Les établissements recevront une facture pour chaque demande déposée sur IBIS ou envoyée à l’adresse [email protected].
Les établissements scolaires ne doivent déposer plusieurs demandes auprès de pays signataires de la Convention Apostille (c’est-à-dire les pays membres de la Convention de La Haye) que si plusieurs exemplaires des documents sont exigés. Les frais de duplicata s’appliquent à toutes les demandes supplémentaires.
Pour obtenir des conseils, veuillez contacter l’IB à l’adresse [email protected] en fournissant le plus d’informations possible.
Que faire si les documents présentant les résultats nous sont parvenus, mais qu’il manque les certificats présentant les résultats du Programme du diplôme d’une partie des élèves ?
Vérifiez si une demande de légalisation a été envoyée pour les élèves en question. Le processus de légalisation prend plus de temps que le processus de production d’un document non légalisé. Tous les documents présentant les résultats légalisés seront envoyés séparément.
Si aucune demande de légalisation n’a été envoyée, veuillez contacter l’IB à l’adresse [email protected].
J’ai besoin de faire légaliser mon diplôme ou certificat de toute urgence. Est-il possible d’accélérer le processus ?
Non, l’IB n’assure pas de service de légalisation accéléré. Le processus fait appel à des organisations tierces situées en dehors du Royaume-Uni pour obtenir les tampons de légalisation.
Comment demander des duplicatas légalisés des documents en cas de perte des originaux ?
Les élèves ayant obtenu leur diplôme peuvent effectuer une demande pour obtenir un duplicata des documents de sanction officielle des études et leur légalisation à l’aide du formulaire de demande de communication des résultats de l’IB (rrs.ibo.org) et en sélectionnant l’option Duplicata d’un document de sanction officielle des études de l’IB et légalisation après que six mois se sont écoulés depuis la publication des résultats.
Si nécessaire, les coordonnateurs et coordonnatrices de programme peuvent envoyer des demandes de duplicata et de légalisation avant que six mois ne se soient écoulés. Il leur faut alors indiquer les coordonnées de l’élève, le document de sanction officielle des études à légaliser, ainsi que le pays de destination.
Vous devrez payer des frais pour les deux demandes : duplicata et légalisation. Vous trouverez ces informations à l’adresse rrs.ibo.org. Dans le formulaire de commande, veuillez indiquer que vous souhaitez également faire légaliser le certificat de résultats.
Pour toute question concernant la légalisation, veuillez nous contacter à l’adresse [email protected].
