L’IB a adopté la politique en matière de dénonciation de pratiques abusives en novembre 2023.
Si, après avoir lu la politique, vous souhaitez signaler un cas de pratique abusive, vous trouverez les coordonnées pertinentes plus bas.
Objet de la politique de l’IB en matière de dénonciation de pratiques abusives
L’IB accorde la plus grande importance à l’ouverture, l’intégrité, la probité et la responsabilité. L’IB soutient une culture de la prise de parole et encourage le signalement de tous les cas présumés de conduite contraire à l’éthique, illégale, corrompue, frauduleuse ou inappropriée impliquant les activités de l’organisation, conformément à la présente politique. L’IB met en place des mesures de protection afin de garantir que les personnes qui divulguent des informations liées à ces cas puissent le faire sans craindre d’être victimes de représailles.
Quels cas peuvent être signalés ? (« Champ d’application »)
Les violations suivantes peuvent être signalées dans le cadre de la présente politique.
- Une violation ou menace de violation de la loi nationale ou européenne sur les sujets suivants : commande publique ; services, produits et marchés financiers, prévention du blanchiment des capitaux et financement du terrorisme ; sécurité et conformité des produits ; sécurité des transports ; protection de l’environnement ; radioprotection et sécurité nucléaire ; sécurité des denrées alimentaires et de l’alimentation pour animaux, santé et bien-être des animaux ; santé publique ; protection des consommateurs et des consommatrices ; protection de la vie privée et des données personnelles ; et sécurité des réseaux et systèmes d’information.
- Un acte ou une omission lorsque l’intérêt public est en jeu en cas de :
- violation ou menace de violation d’une loi applicable à l’IB ;
- violation ou menace de violation de règles internes à l’IB, à condition qu’elles s’appuient sur une disposition réglementaire ; ou
- menace pour la santé publique, la sécurité des personnes, de détérioration de l’environnement ou pour le bon fonctionnement de l’organisation du fait d’une action répréhensible ou d’une omission, si cela concerne un sujet affectant de nombreuses personnes, survient régulièrement ou peut avoir de graves conséquences.
Qui peut faire un signalement ? (« Lanceur ou Lanceuse d’alerte »)
Toute personne ayant obtenu des informations sur les violations comprises dans le Champ d’application dans un contexte professionnel (c’est-à-dire les personnes qui travaillent, ont travaillé ou travailleront avec l’IB) et qui pourrait subir des représailles, comme un licenciement, une suspension, une rétrogradation ou toute autre forme de représailles.
Conditions de protection
Un Lanceur ou une Lanceuse d’alerte doit avoir une relation professionnelle avec l’IB et de bonnes raisons de croire que les informations divulguées sont vraies au moment du signalement. La divulgation doit entrer dans le Champ d’application de cette politique.
Une relation professionnelle comprend les rôles suivants : membres du personnel ; personnes en formation ; stagiaires ; bénévoles ; personnes travaillant à leur compte ; personnes postulant ; membres de la direction ; membres du conseil d’administration ; administrateurs non dirigeants ou administratrices non dirigeantes ; fournisseurs et fournisseuses ; prestataires ; sous-traitantes et sous-traitants, consultantes et consultants.
Où faire un signalement ?
Vous pouvez faire un signalement en interne au moyen du canal de dénonciation de pratiques abusives de l’IB ou en externe auprès de l’autorité compétente.
Comment faire un signalement en interne ?
Vous pouvez faire un signalement de manière confidentielle en ligne, oralement au téléphone pendant les heures de travail des Pays-Bas, du Royaume-Uni ou de Suisse, sur répondeur à tout moment, ou en personne pendant les heures de travail du Royaume-Uni et de Suisse à l’équipe de l’IB chargée de l’expérience clientèle (Royaume-Uni) ou au service juridique et de la conformité (Suisse). Les coordonnées sont fournies plus bas.
Si vous laissez un message sur répondeur, vous acceptez d’autoriser l’IB à conserver le message. Si vous fournissez des informations par téléphone, l’IB doit retranscrire l’appel, et vous devez avoir la possibilité de vérifier, rectifier et confirmer la retranscription et de la signer. Si l’IB souhaite enregistrer l’appel, vous devez fournir votre consentement écrit au préalable. Si vous souhaitez effectuer un signalement en personne, un procès-verbal doit être établi et vous devez avoir la possibilité de le vérifier, rectifier et confirmer, ou l’entretien doit être enregistré avec votre autorisation.
Il est possible d’effectuer un signalement de manière anonyme. Néanmoins, si vous souhaitez que nous assurions un suivi, vous devez fournir une adresse électronique.
Confidentialité des informations divulguées
L’IB s’engage à traiter les lanceurs et lanceuses d’alerte et autres personnes mentionnées lors d’un signalement de manière confidentielle et à empêcher l’accès au signalement au personnel non autorisé. L’IB s’engage à respecter les obligations de confidentialité conformément à la législation pertinente en lien avec la consignation des signalements et leur suivi.
Procédures de signalement et chronologie
L’équipe de l’IB chargée de la politique en matière de dénonciation de pratiques abusives reçoit et enregistre tous les signalements réalisés sur les canaux internes de dénonciation de pratiques abusives. Le suivi et la vérification de ces signalements seront possibles pendant la durée définie dans les réglementations pertinentes (par exemple, le règlement général sur la protection des données ou RGPD).
L’équipe chargée de la politique en matière de dénonciation de pratiques abusives est composée d’un petit nombre de membres du personnel ayant l’autorisation de recevoir et d’examiner les signalements et, le cas échéant, de les confier au service juridique et de conformité pour un examen plus approfondi.
L’indépendance du service juridique et de conformité est garantie par la mise en place d’une charte de conformité en vertu de laquelle le service juridique et de conformité informe le Comité de finance, d’audit et de gestion des risques des sujets signalés dans le cadre de la politique en matière de dénonciation de pratiques abusives.
Un lanceur ou une lanceuse d’alerte peut consulter un conseiller ou une conseillère en matière de confidentialité. Veuillez indiquer lors de votre signalement si vous souhaitez parler à un conseiller ou une conseillère interne en matière de confidentialité. Vous pouvez à tout moment vous entretenir avec un conseiller ou une conseillère externe.
L’IB accuse réception des signalements de dénonciation de pratiques abusives dans un délai de sept jours et fournit un retour d’information sur ces signalements dans un délai de trois mois à compter de la date de l’accusé de réception. Ce retour d’information peut concerner l’évaluation ou l’examen du signalement ou la progression du processus d’investigation.
L’IB se conforme aux lois relatives à la protection des données, assure la sécurité des signalements, collecte uniquement les informations nécessaires et archive les données des signalements pendant la durée strictement nécessaire.
Rapport annuel
L’équipe chargée de la politique en matière de dénonciation de pratiques abusives envoie un rapport annuel au Comité de finance, d’audit et de gestion des risques et au comité d’entreprise aux Pays-Bas.
Protection des lanceurs et lanceuses d’alerte
Si vous signalez un incident dans le cadre de cette politique, l’IB vous protège et garantit que vous ne subirez pas de préjudice pour avoir divulgué des informations. Cela comprend la protection contre un licenciement ou une rétrogradation et contre toute menace ou tout comportement de coercition ou d’intimidation. Par exemple, l’IB ne peut en aucun cas vous renvoyer ou vous proposer un poste inférieur parce que vous avez effectué un signalement, ou vous intimider, vous malmener, vous exclure ou vous contraindre. Votre protection contre tout préjudice est assurée si votre signalement s’appuie sur des motifs raisonnables au moment où vous effectuez ce signalement. Cela signifie que vos soupçons ne sont pas fondés sur des ouï-dire. Vous devez avoir vu ou vécu vous-même ce qui constitue le fondement de votre signalement et pouvoir fournir des preuves de vos soupçons (par exemple, documents, courriels, photos ou autres).
Si vous signalez un incident, l’IB ne peut pas vous porter préjudice et devra prouver, le cas échéant, qu’il n’a pas agi de la sorte dans le cadre d’une procédure judiciaire.
Une personne effectuant un signalement entrant dans le champ d’application de la présente politique est couverte contre toute procédure (par exemple, violation de l’obligation de confidentialité, acquisition interdite d’informations, diffamation, violation des droits de propriété intellectuelle, divulgation de secrets commerciaux ou protection de données personnelles).
Révision de la politique
La présente politique sera régulièrement révisée par le service juridique et de la conformité pour s’assurer qu’elle respecte toutes les lois applicables à l’IB. L’équipe de direction générale et le comité d’entreprise (Pays-Bas) approuveront et réviseront régulièrement cette politique.
Questions et informations complémentaires
Veuillez contacter le service juridique et de conformité si vous avez des questions sur la réalisation d’un signalement.
Signaler un cas de pratique abusive
A. Effectuer un signalement en ligne
B. Effectuer un signalement par téléphone
Vous pouvez faire un signalement par téléphone en contactant le +44 (0)29 547 767 durant les heures de travail des Pays-Bas, du Royaume-Uni et de Suisse à l’équipe de l’IB chargée de l’expérience clientèle ou laisser un message à tout moment sur le répondeur.
C. Effectuer un signalement en personne
Vous pouvez effectuer un signalement en personne durant les heures de travail du Royaume-Uni et de Suisse en contactant l’équipe de l’IB chargée de l’expérience clientèle (Cardiff) ou l’équipe juridique et de la conformité (Genève).
* Consultez la page « Retour d’information sur les services fournis par les écoles du monde de l’IB » pour plus d’informations.
** Pour bénéficier de la protection offerte par la politique, vous devez estimer que votre signalement se fonde sur des preuves raisonnables et avoir une expérience directe de l’action ou l’omission à l’origine de votre signalement.
Si votre préoccupation ne concerne aucun des paragraphes ci-dessus, il est peu probable qu’elle puisse être qualifiée de dénonciation de pratique abusive. Veuillez contacter votre responsable hiérarchique ou votre équipe locale de ressources humaines pour en savoir plus.
Étapes suivantes
Dès que vous aurez envoyé ce formulaire, nous accuserons réception de votre signalement dans un délai de sept jours. Nous pourrons éventuellement vous contacter à ce stade pour clarifier les informations fournies.
Après enquête, nous fournirons un retour d’information, écrit ou par oral, dans un délai de trois mois. Dans tous les cas, nous garderons une trace du retour d’information fourni de manière sécurisée avec d’autres informations liées à votre signalement.
